De nombreux évènements se produisant au cours de la vie d’une entreprise peuvent l’obliger à changer son adresse officielle. Transférer le siège social d’une société consiste à changer justement son adresse officielle, c’est-à-dire celle qui figure sur les documents administratifs et officiels. Cela revient à modifier sa domiciliation et le siège social sera transféré de l’adresse connue vers une nouvelle adresse. Plusieurs raisons justifient le transfert du siège social d’une entreprise. Faisons le point sur les démarches à suivre et sur les essentiels à savoir pour effectuer cette opération.
Plan de l'article
Parmi les raisons qui peuvent mener au transfert du siège d’une entreprise se trouvent l’échéance d’un bail, un déménagement ou une volonté de s’installer à une adresse plus prestigieuse.
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Déménagement du gérant et optimisation de la réputation de l’entreprise
Les entrepreneurs se demandent souvent à un moment donné comment faire un changement d’adresse sur le Kbis : cette procédure règlementée nécessite en effet le respect d’un certain nombre de formalités. Notez que cette opération peut désormais être réalisée en ligne. En fonction de la société, la démarche de changement du siège social peut être effectuée selon les modalités définies dans les statuts constitutifs de l’entreprise ou faire l’objet d’une décision durant une AG. Certaines formalités doivent ainsi être accomplies et il faudra prendre en compte le coût financier avant d’envisager cette opération. Le coût varie en fonction de la forme juridique de l’entreprise, mais aussi du lieu de l’ancienne et de la nouvelle adresse.
Si le siège social est situé au domicile du dirigeant de la société, le transfert sera inévitable s’il décide de déménager. Il peut également prendre la décision de mettre son adresse officielle et administrative dans un lieu plus prestigieux qui sera plus fréquenté afin d’optimiser la visibilité de l’enseigne. La domiciliation dans un endroit qui jouit d’une réputation accrue peut en outre améliorer celle de l’entreprise.
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Échéance d’un bail et ciblage de zones sujettes aux subventions
Lorsque l’échéance d’un bail commercial se profile, une société peut être amenée à transférer son siège social. Lorsqu’elle est domiciliée au sein d’un local commercial et que le bail existant n’est pas renouvelé une fois arrivé à échéance, il sera nécessaire pour la société de se domicilier dans un autre lieu. Un autre cas de figure est que le dirigeant souhaite bénéficier de subventions financières particulières en domiciliant sa boîte dans un endroit spécifique. Certaines zones, comme les zones franches urbaines, font en effet l’objet d’une règlementation spécifique. Les entreprises qui y sont domiciliées bénéficient d’exonérations fiscales.
Le transfert du siège social est une décision importante pour une entreprise et ne doit pas être prise à la légère. Elle ne peut pas non plus être prise par n’importe qui dans n’importe quelles conditions. En effet, les modalités varient en fonction de la forme juridique de l’entreprise.
Les modalités de transfert du siège social au niveau d’une SARL dépendent des lieux où se trouvent l’ancienne et la nouvelle adresse. Si elles se situent dans le même département, le gérant est en droit de décider seul de transférer le siège. Toutefois, il sera tenu par la suite de faire ratifier sa décision par tous les associés. Dans le cas où l’ancien et le nouveau siège se trouvent dans deux départements différents, la décision du transfert doit obligatoirement être collective en suivant les conditions d’une AG.
Les statuts constitutifs prévoient le transfert de siège d’une entreprise en SAS. Ainsi, le dirigeant est tenu de s’y référer et de prendre sa décision dans les conditions prévues. En SA, le Conseil d’Administration prend cette décision qui sera par la suite soumise à une ratification au cours de l’AG annuelle suivante.
Les natures des conséquences d’un transfert de siège social sont diverses. Sur le plan administratif, cette opération modifie l’adresse de l’entreprise. La nouvelle adresse devra être communiquée aux divers organismes et il est judicieux d’ajouter le nom de l’enseigne sur la boîte aux lettres de la nouvelle adresse pour que le courrier soit correctement distribué. Ces changements sont importants pour le bon fonctionnement de la structure.
Au niveau juridique, les documents relatifs à l’entreprise doivent inéluctablement être modifiés. Il faudra nécessairement obtenir du Greffe une mise à jour du Kbis avec l’adresse du siège à jour. Les statuts de l’entreprise doivent également être mis à jour. Par ailleurs, le changement du siège social peut, dans certains cas, entraîner le changement du tribunal de commerce compétent pour les actes nécessaires à la vie de l’entreprise. Le tribunal compétent peut également changer en cas de litige entre dirigeants, associés ou actionnaires.
La décision de transférer le siège social d’une entreprise doit répondre à un certain formalisme. Plusieurs étapes, qui varient en fonction du lieu de transfert, doivent être respectées afin de procéder au changement.
Si le changement de l’adresse du siège social d’une entreprise est réalisé dans le même département, il convient de décider du lieu du nouveau siège ainsi que du principe du transfert. Une fois le transfert décidé, il faudra rédiger un PV d’assemblée qui mentionne qu’il est accepté par la majorité des associés. La suite consiste à rendre la décision publique via la publication d’une annonce légale dans un journal d’annonces légales habilité et situé dans le département concerné.
Une mise à jour des statuts sera nécessaire, puisqu’ils mentionnent obligatoirement l’adresse du siège social de la société. Le reste de l’opération consiste à monter un dossier, puis à le transmettre au Greffe du tribunal de commerce compétent. Le dossier reprend l’intégralité des documents précédemment cités et doit comprendre un formulaire M2 qui reprend les renseignements essentiels (dénomination sociale, forme juridique, lieu du siège). Le Greffe se chargera ensuite de le traiter et de transmettre un extrait Kbis de l’entreprise mis à jour, c’est-à-dire avec la nouvelle adresse.
Le processus à suivre pour transférer le siège social d’une entreprise dans un nouveau département est le même que celui qu’il faut suivre si le changement a lieu dans le même département. Le seul point qui diffère et sur lequel il faut être vigilant concerne le nombre d’annonces légales devant être publiées. Au lieu d’une seule annonce, il faudra en publier deux. La première sera dans un journal d’annonces légales habilité dans le département du précédent siège social. La seconde sera dans un JAL du département du nouveau siège. Le reste des étapes reste inchangé.
Monter le dossier de transfert à déposer au Greffe
Le montage du dossier de transfert du siège social conditionne la réussite ou non des formalités de transfert. Le dossier transmis au Greffe doit être complet, faute de quoi il sera rejeté avec une obligation de le compléter dans les quinze jours qui suivent. Si l’entreprise n’y parvient pas, la demande sera annulée et il faudra tout simplement recommencer le processus depuis le début.
Le dossier doit comprendre les statuts mis à jour de l’entreprise, le PV de l’AG de transfert ainsi que les justificatifs en lien avec le nouveau siège. Il doit également contenir l’attestation de parution des ou de l’annonce légale et la liste des précédents sièges sociaux si le transfert est réalisé dans un nouveau département.
Complétez avec le formulaire M2 rempli ainsi qu’avec l’attribution d’un pouvoir dans le cas où les formalités sont réalisées par un mandataire.
